Zonder toegankelijke communicatie bereikt u als gemeente ruim tien procent van uw burgers niet. U communiceert als gemeente waarschijnlijk via de gemeentelijke website, bewonersbrieven, lokale media en folders. Natuurlijk wilt u met uw communicatie zoveel mogelijk mensen bereiken. Daarom is het noodzakelijk rekening te houden met de grote groep laaggeletterden in uw gemeente.
Het begrijpelijk maken van uw communicatie begint in ieder geval met:
1. Bekend zijn met lees- en schrijfvaardigheid van uw burgers;
2. Trainen van medewerkers of inhuren van expertise;
3. Hanteren van bindende richtlijnen voor communicatie.
1. Bekend zijn met lees- en schrijfvaardigheid van uw burgers
Mensen die niet goed kunnen lezen en schrijven hebben problemen met het begrijpen van alle gemeentelijke informatie. Ook het invullen van formulieren bij de gemeentelijke sociale dienst of het lezen van de procedure om een bouwvergunning aan te vragen kost laaggeletterden veel moeite. Het is belangrijk dat uw medewerkers zich hiervan bewust zijn.
Tip: Laat adviesbureau CINOP een vooronderzoek naar de omvang van laaggeletterdheid in uw gemeente uitvoeren.
2. Trainen van medewerkers of inhuren van expertise
Het gemeentelijk taalgebruik is voor mensen die minder goed kunnen lezen en schrijven over het algemeen niet toegankelijk. Hierdoor bereikt de informatie veel inwoners van uw gemeente niet. Door het taalgebruik in de gemeentelijke externe communicatie voor iedereen begrijpelijk te maken, zorgt u ervoor dat uw informatie wél doeltreffend is.
Er zijn twee mogelijkheden: ten eerste kunt u uw eigen medewerkers laten trainen in het hanteren van duidelijke en begrijpelijke taal. Het is ook mogelijk een extern bureau in te huren die uw teksten controleert op begrijpelijkheid.
Tip: Train uw communicatiemedewerkers, ambtenaren en webredacteuren met een cursus eenvoudig schrijven.
Tip: Laat specialisten of ex-laaggeletterden kijken naar de informatiebrieven van uw gemeente. Enkele aanpassingen, bijvoorbeeld in de volgorde, maken een brief al veel beter leesbaar.
3. Hanteren van bindende richtlijnen voor communicatie
Om al uw inwoners te bereiken is het belangrijk dat u helder en begrijpelijk communiceert. Neem dit daarom op als bindende richtlijn voor alle communicatie van uw gemeente. Zorg ook voor heldere bewegwijzering in openbare ruimten en bij loketten. Veel mensen die moeite hebben met het lezen van teksten zijn visueel ingesteld. Gebruik dus duidelijke leesbare letters, geen hoofdletters, korte woorden en vooral herkenbare pictogrammen.
